コラム
経費精算のペーパーレス化が容易に、電子取引のデータ保存義務化

経費精算のペーパーレス化が容易に、電子取引のデータ保存義務化
~令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要~

※このコラムは「三井住友カードBiz」2022年1月号に掲載されます。


令和3年度税制改正による電子帳簿保存法は今までの改正に比べて大きな変化となりました。

令和4年1月1日以降、今まで一部の企業しか利用できなかった制度が中小企業でも比較的簡単に利用ができるようになるとともに、所得税と法人税を申告するすべての事業者が対象となる電子取引については、要件が強化されました。


1.電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。

決算関係書類(貸借対照表・損益計算書など)や各種帳簿(総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳など)といった紙での保存を原則としている税務関係書類を特例として電子データで保存してもいいと定めています。


2.押さえておきたい改正のポイント

(1)事前承認制度の廃止

現行制度では3ヶ月前までに申請承認が必要でしたが、不要となり、今後は電子帳簿保存法に対応した設備及び運用ルールを整えればすぐ開始できることになりました。

(2)タイムスタンプ要件の緩和

現行制度では3営業日以内にタイムスタンプを押す必要がありましたが、改正後は最長2ヶ月と7営業日以内に押せばいいことになり期限が大幅に緩和され、また、訂正削除ができないシステムであればタイムスタンプが不要になりました。

(3)検索要件の緩和

検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに減少し、また、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になりました。

(4)スキャナ保存後の廃棄が可能

適正事務処理要件が廃止されたため、スキャナ保存後すぐに原本の廃棄が可能になりました。

(5)電子データの書面保存が廃止

電子取引に係るデータの保存について、書面出力により整理保存する場合の書面保存は不可に。また、違反した場合、青色申告の承認の取り消しや連結納税の承認の取り消しになる罰則が明記されました。

(6)不正に厳しい措置 重加算税+10%

国税関係帳簿書類および電子データの取引について、要件に従った保存がされていない場合には税務上保存義務がある帳簿書類として取り扱わないことになります。

またデータの改ざん等により不正計算がされている場合は、重加算税を10%加重に賦課されます。


種類 作成・受領 紙で保存 電子データ
帳簿
(仕訳帳、現金出納帳、売掛金台帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳etc.)
作成
書類
(棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書etc.)
作成
受領
スキャナ保存の要件緩和!
電子取引
(取引に関して、受領または交付する注文書、契約書、見積書、請求書、領収書etc.)
作成 ×
電子データで授受した取引情報の書面保存廃止!
受領

3.改正によって「出来るようになったこと」と「やらないといけなくなったこと」

(1)出来るようになったこと

【経費精算ソフトの利用によるペーパーレス化】

現在、多くの企業では経費精算は台紙に領収書の原本を添付し、それを会社で保管していると思います。電子帳簿保存法は過去から制度があったのですが、要件がかなり厳しく(3営業日以内にタイムスタンプを付与、適正事務処理要件にて相互に監視を行い、監査終了後でないと原本廃棄ができないなど。)、経費精算のペーパーレス化はこれまであまり浸透してこなかったという状況があります。

しかし、令和4年1月1日以降は、タイムスタンプの付与を最長2ヶ月と7営業日以内に行えばよくなったため、よほどのことがない限り通常の業務サイクルを回していれば期限切れになる心配がなくなったことや、経費使用者の方による領収書への自署が不要になったことによりかなりハードルが下がったといえます。

したがって、今後は、例えば、支店の従業員が経費精算を行う場合、使用した経費の領収書を複合機でスキャンするか、もしくは、スマホのカメラでデータを取り込み、それを経費精算ソフトに取り込んで経費精算を行うことで、わざわざ原本を本社まで送らずとも原本を廃棄することも可能となります。

なお、経費精算ソフトは電子帳簿保存法に対応している公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による要件適合性の確認(「認証」)を受けたものを利用するようにしてください。この認証を受けたソフトを利用せず、PDFをそのまま自社サーバーに取り込んでいるだけだと、タイムスタンプ要件等を満たさず、経費として認めてもらえないリスクが生じますのでご注意下さい。


(2)やらないといけなくなったこと

【電子取引のデータ保存】

まず、電子取引のイメージですが

1.通常の営業取引にて、取引先と電子メール等で注文書や請求書をやり取りする場合

2.WEB上にて電子契約を締結した場合

3.物品をECサイト(amazon、楽天市場、Yahooショッピングetc.)にて購入する場合

などです。

これまで、これらの内容を書面に打ち出して社内で保管をしていたと思いますが、令和4年1月1日以降は電子データによる請求書・契約書・領収書などはデータのまま保存することが義務化されます。

例えば、契約書、注文書、請求書は、メール等で受領したものをそのままデータで保存し、ECサイトで購入したものはECサイト内の領収書発行画面にて電子領収書をダウンロードし、そのデータを保存する必要が出てきます。

保存方法は大きく分けると2パターンあります。

1.下記要件を満たすシステムを導入し、当該システムへデータ保存

・タイムスタンプの付与または訂正・削除のログが確認できる。

・検索機能を確保する。

2.システムが用意できない場合、下記要件を満たした上で自社サーバーにデータ保存

・訂正および削除の防止に関する事務処理規定を作成および運用する

・例えば下記のような方法で検索機能を確保する

→「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含んだ統一した順序のファイル名にすることで検索可能な状態にする

【ファイル名の例】

 PDFファイル(20220101_株式会社A社_200,000.pdf)

 PDFファイル(20220102_株式会社B社_1,000,000.pdf)

→エクセル等のソフトで「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入力した一覧表を作成し、ファイル名に連番を付して検索できるようにする。

いずれの方法を選択したとしても、これまでの保存方法がガラッと変わりますので、注意する必要があります。


米本合同税理士法人では、電子帳簿保存法改正後のご相談や、ソフトのご提案等を顧問先に行っておりますので、対応にお困りの事業主の方は一度ご相談ください。


税理士 内田 将希

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